TIETOSUOJASELOSTE

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Kennel- ja Agilityseura KAS ry (jäljempänä KAS ry) kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsen-, asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamisen, jäsenpalvelujen, uutiskirjeiden, verkkosivujen www.oulunseudunkas.fi, sosiaalisen median sekä erilaisten määräaikaisten kampanjasivustojen yhteydessä.

1. REKISTERINPITÄJÄT

Oulun Seudun Kennel- ja Agilityseura KAS ry

Y-tunnus: 1467056-6
Postiosoite: Oulun Seudun KAS ry c/o Sirpa Suvanto, Pronssitie 10 90250 OULU
Käyntiosoite: Temmeksentie 3 90400 Oulu

KAS ry (jäljempänä , ”me” ”meitä” tai ”meidän”) ylläpitää jäsenrekisteriä ja käsittelee jäsenrekisterissä olevia tietoja. KAS ry vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Tietosuojavastaava:

Iina Hautala
Tietosuojavastaavan sähköpostiosoite: jasensihteeri@oulunseudunkas.fi

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Selataksesi julkisia sivujamme www.oulunseudunkas.fi käyttäjältä ei pyydetä henkilötietoja. Käytämme kuitenkin evästeitä ja analytiikkatyökaluja, jotta voimme kehittää sivustojamme ja parantaa niiden käyttökokemusta.

Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi, lähetät kysymyksen jäsenneuvontaan tai ilmoittaudut tilaisuuksiimme;
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä ja
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero);
• jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, jäsenlaji, jäsenmaksutiedot, laskutusosoite;
• jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• luottamustehtävät KAS ry:ssä;
• verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset), ja
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsen- tai asiakassuhteen hoitamista varten.

Rekisterin käyttö perustuu yhdistyksen lakisääteiseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenluetteloa (yhdistyslaki 11 §), yhdistyksen ja sen jäsenen väliseen sopimukseen ja yhdistyksen oikeutettuun etuun kuten jäsensuhteeseen.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Jäsen- tai asiakassuhteen hoitaminen ja palvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsen- tai asiakassuhteen hoitamista ja palvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsen- tai asiakassuhteeseen (sopimus).

1. Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäsen- tai asiakaseduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen tai asiakkuuteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös kyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 8).

1. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsen- ja asiakaspalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsen- ja asiakaspalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä palveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsen- ja asiakaspalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsen- ja asiakaspalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

4. Jäsentiedotteet

Käsittelemme henkilötietoja myös lähettäessämme tiedotteita ja lausuntoja jäsenille ja asiakkaille sekä sidosryhmille, joiden osoitetiedot ovat saatavilla julkisista lähteistä.

1. Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

1. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi,oikeuskäsittelyyn liittyen tai viranomaisen pyynnöstä taikka muutoin lainsäädännön edellyttämissä tai sallimissa tilanteissa;
• KAS ry:n jäsenyhdistyksille, jonka jäsen olet jäsensuhteesi hoitamista varten lukuun ottamatta jäsenmaksujasi tai luottamuksellista viestintää;

Yhdistyksellä on yhdistyslain perusteella velvoite ylläpitää luetteloa jäsenistään ja henkilötietojen luovuttaminen on siten edellytys jäsenyydelle. Lisäksi henkilötietoja tarvitaan jäsenpalveluiden ja -etujen toteuttamiseksi. Jos tarvittavia henkilötietoja ei luovuteta niin sovittua jäsenpalvelua tai -etua ei pystytä toteuttamaan.

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietojasi säilytetään pääsääntöisesti EU:n ja Euroopan talousalueella. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Tällöin henkilötietojen asianmukaisista suojatoimista huolehditaan tietosuojalainsäädännön kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

6. EVÄSTEET

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuillamme www.oulunseudunkas.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Käytämme kolmansien osapuolien verkkotyökaluja analysoidaksemme sivustomme toimivuutta. Ne tallentavat anonyymia tietoa kävijöistä. Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään jäsen-/asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassa olevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

8. SINUN OIKEUTESI

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen jasensihteeri@oulunseudunkas.fi. Pyyntö tulee esittää omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot postitse tai salatulla sähköpostilla jäsenrekisterissä olevaan osoitteeseen.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html

9. TIETOTURVA

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

10. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta verkkosivuiltamme www.oulunseudunkas.fi.

Tietosuojaseloste päivitetty 31.10.2023.